Es ist kein Geheimnis. Die meiste Arbeitszeit verbringen die Mitarbeiter in vielen Unternehmen mit der Beantwortung von E-Mails. Man kommt kaum hinterher, das Postfach wird immer voller und es gibt wenig Struktur. Das große Problem – E-Mails sind oftmals der einzige Kommunikationskanal.
Produktiver arbeiten mit Gmail
Das Gmail-Postfach kann bereits ziemlich produktiv genutzt werden, beispielsweise durch das automatische sortieren und organisieren in Labels oder durch die Nutzung von Aliasen, die auf den ersten Blick zeigen, um was für eine Art E-Mail es sich handelt.
Wie Sie jedoch noch produktiver mit Ihrem Gmail-Account umgehen können, lernen Sie im Folgenden durch unsere 8 Tipps kennen. So haben Sie wieder Zeit, sich auf die wichtigen Dinge zu konzentrieren und den Kopf freizukriegen.
Aussagekräftige Betreffzeilen
Was in der Betreffzeile steht, sollte über Aussagekraft verfügen. Ähnlich wie in Chatverläufen wird derselbe Betreff in Unterhaltungsthreads zusammengefasst. Daher wird es umso übersichtlicher, wenn der Betreff eine hohe Aussagekraft hat. Sollte sich das Thema der Unterhaltung ändern, kann der Betreff angepasst werden. So werden nur Nachrichten, die zusammengehören, auch in einer Unterhaltung gruppiert.
E-Mails zurückstellen
Wenn Sie konzentriert arbeiten, möchten Sie nicht unbedingt von jeder eintreffenden Nachricht gestört werden. Wieso nicht einfach E-Mails zurückstellen? Eintreffende E-Mails werden dadurch vorübergehend aus Ihrem Postfach entfernt und Sie können wieder konzentriert weiterarbeiten.
Klicken Sie dafür ganz rechts neben der empfangenen E-Mail auf das Zurückstellen-Icon und wählen Sie eine Zeit aus, bis wann Sie die E-Mail zurückgestellt haben möchten.
E-Mails ignorieren
Falls ständig irrelevante E-Mails in Ihrem Postfach landen, können Sie diese in Gmail ganz einfach ignorieren. Ignorierte Nachrichten erscheinen dann nicht mehr im Postfach, sondern werden automatisch archiviert.
Diese Lösung bietet sich optimalerweise für E-Mails an, die Sie zwar regelmäßig erhalten, jedoch nicht unbedingt lesen müssen.
Unübersichtliche E-Mail-Konversationen vermeiden
Unterhaltungen per E-Mail können lang und schnell unübersichtlich werden. Es bietet sich an, verschiedene Kanäle zu nutzen, beispielsweise Videokonferenzen für Meetings mit Google Meet oder für eine kurze, schnelle Kommunikation per Chat mit Google Chat oder Slack.
Kommunikationskanäle definieren
Da die E-Mail als Kommunikationsweg selten übersichtlich bleiben kann, sobald die Konversation umfangreicher wird, sollten verschiedene Kanäle der Kommunikation genutzt werden. Versuchen Sie doch das nächste Mal das Brainstorming der nächsten Besprechung effektiver zu gestalten und themenbezogene Channels in Slack zu starten. So können Sie mit Ihrem Team strukturiert neue Themen angehen. Channels in Slack bieten Ihnen eine bessere Übersicht als zusammengefasste E-Mail-Verläufe.
E-Mails in Besprechungstermine verwandeln
Aus Ihrem E-Mail-Verlauf hat sich nun ergeben, dass ein Besprechungstermin vereinbart werden soll. Dazu müssen Sie nicht Ihren Kalender extra aufrufen, sondern können Ihre E-Mail in einen Termin verwandeln. Um eine E-Mail in einen Besprechungstermin zu verwandeln, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Wählen Sie die E-Mail aus und öffnen diese.
- Klicken Sie über dem Betreff der E-Mail auf das 3-Punkte-Zeichen und wählen Sie Termin erstellen aus.
- Der E-Mail-Betreff wird dabei automatisch zum Titel des Termins, der E-Mail-Text zur Terminbeschreibung und die Personen in der Konversation werden als Teilnehmer zum Termin hinzugefügt.
Eine E-Mail zurückrufen
Manchmal kann es passieren, dass Sie eine E-Mail aus Versehen verschicken, ohne diese fertiggestellt zu haben, z.B. durch einen fehlenden Anhang. In Gmail haben Sie innerhalb von 30 Sekunden nach dem Versand Zeit, die E-Mail zurückzurufen, indem Sie in Gmail die Funktion E-Mail zurückrufen aktivieren. Sehr hilfreich, falls ein Klick zu viel getätigt wurde.
Google Groups
Sollten Sie häufig mit denselben Personen per E-Mail kommunizieren, können Sie ganz leicht Zeit sparen, indem Sie für diese Kontakte eine Google Group erstellen. Folgende Funktionen können mit Google Groups verwendet werden:
- Eine Gruppe suchen und beitreten oder alternativ eine neue Gruppe erstellen und Nutzer zur Gruppe hinzufügen.
- Unterhaltungen oder Themen erstellen und beantworten. Sie können beispielsweise wichtige Unterhaltungen markieren und auf eine Unterhaltung antworten.
- Arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen. Senden Sie E-mails an Ihre Gruppe und laden Sie die gesamte Gruppe zu einem Kalendertermin ein.
- Verwalten Sie Abos und Gruppen. Markieren Sie bestimmte Gruppen als Ihre Favoriten, bearbeiten Sie Mitgliedseinstellungen oder sperren Sie Personen für eine Gruppe.
Auf diese Weise brauchen Sie nicht jedes Mal aufs Neue die vielen Empfänger eintippen, sondern klicken auf die eingestellte Gruppe. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, Dateien für alle Gruppenmitglieder freizugeben. Halten Sie alle Beteiligten dadurch noch schneller und einfacher auf dem Laufenden.
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