Agenturen stehen unter einem ständigen Innovationsdruck. Wer möchte schon mit einer Agentur zusammenarbeiten, deren Homepage gefühlt aus dem Jahre 1998 stammt? Sie lassen nichts unversucht, um Kunden von sich und der eigenen Kreativität zu überzeugen. Doch sobald der Kunde einmal gewonnen ist, werden alte Strickmuster ausgepackt und Arbeitsabläufe aus dem letzten Jahrtausend hervorgeholt. Doch es geht auch anders!

Der Pitch steht vor der Tür. Agenturen bereiten diese Situation akribisch vor. Der potentielle Kunde soll begeistert und eingefangen werden. Nichts wird dem Zufall überlassen. Kreative Konzepte werden entwickelt und der Vortrag immer wieder geprobt. Jung, hipp und auf jeden Fall modern möchte man als Agentur auftreten.

Ist der neue Kunde erst einmal überzeugt, ist die Freude groß – das Projekt kann starten: Excel-Tabellen werden per E-Mail verschickt, der finale Vertragsentwurf als Word-Dokument (schön ungesichert) an den Verantwortlichen gesendet. Im Projekt selbst wird die flyer_4_2018_final_tatsächlichfinal.pdf zum x-ten Mal über einen unverschlüsselten Mail-Client raus geschickt.

„Klasse, die Mail geht nicht durch. Sie ist einfach zu groß. Na dann lade ich das PDF eben in meine private Dropbox hoch und stelle den Link zur Verfügung.“

Wo ist jetzt das jugendliche Auftreten, die Innovation und Kreativität der Agentur? Mit der Agilität ins Nirvana verschwunden. Denn das hat mit einem professionellen Digitalisierungsprozess nichts mehr zu tun. Wo man sich dem Kunden eben noch als „state oft the art“ präsentiert hat, übernimmt im Projektalltag die Gewohnheit das Ruder. „Machen wir ja immer so.“

„In times of change the greatest danger is to act with yesterday’s logic.“ – Peter Drucker

Freigabeprozesse ziehen sich in die Länge, Dateien werden unverschlüsselt versendet (DSGVO lässt grüßen) und die gesamte Kommunikation ist relativ eindimensional. Der Alltag in Agenturen sieht aus wie vor 15 Jahren.

 

Agile Kommunikation entstehen lassen durch Digitalisierung der Prozesse

Dynamischer dagegen sind digitalisierte Prozesse. Es existieren verschiedene Anbieter wie Celum, Wrike, FilestageAsana oder Jira die einen synchronen Workflow anbieten. Agenturen sind in der Pflicht in diesem Punkt umzudenken. Der Kunde muss in den Arbeitsprozess des Projektes stärker miteinbezogen werden. Das spart Zeit und Ressourcen.

Workroom heißt das zum Beispiel bei Celum. Dateien werden allesamt an einem zentralen, DSGVO-konformen Ort abgelegt. Jeder aus dem Team hat darauf Zugriff, egal von wo oder mit welchem Device gearbeitet wird. Bei Updates wird das jeweilige Teammitglied, dessen Handeln nun gefragt ist, direkt benachrichtigt.

So hat jeder im Team zu jeder Zeit den Überblick, die aktuellen Dateien zur Verfügung und kann seinem individuellen Arbeitsrhythmus einsetzen, um am Projekt zu arbeiten. Arbeitsfortschritte sind transparent dargestellt, Ergebnisse sofort ersichtlich.

Durch den Abbau von Informationsbarrieren und die Beschleunigung der Fortschritte innerhalb von Projekten können Agenturen dem Kunden ein viel entspannteres Projekterlebnis bieten. Fehler werden minimiert und Entscheidungsabläufe sind nachvollziehbar.

 

Für Agenturen bedeutet das: Zeigen sie die Digitalisierung und reden nicht nur davon

„Sie müssen mehr dies, sie müssen mehr das.“ – Hört sich doch oft logisch an. In der Zusammenarbeit zeigt sich dann leider nur allzu häufig, dass Agenturen die eigenen Credos selbst nicht leben. Mit cleveren Workflow-Systemen wird das vermieden.

Stellen Sie sich folgende Situation vor: Eine Agentur pitcht bei Ihnen für die Konzeption und Implementierung einer neuen Website – und besitzt selbst aber keine. Undenkbar? In dieser Extremform vielleicht, aber dennoch daily business in anderen Varianten. Es werden Leistungen angeboten, die selbst so nicht gelebt werden. Es werden Produkte verkauft, von denen die Agentur selbst nicht so recht überzeugt ist.

Jedes Unternehmen setzt sich aktuell mit der Digitalisierung auseinander. Wir alle möchten lernen. Indem Agenturen beweisen, wie ein Digitalisierungsprozess aussehen kann und wie einfach dieser umzusetzen ist, wird neben Vertrauen auch die Möglichkeit einer weiteren Zusammenarbeit geschaffen. An dieser Stelle kann über den Tellerrand geblickt werden. Kunden sind sicherlich daran interessiert von Agenturen zu lernen, bei denen etwas schon funktioniert, was sie sich für sich selbst wünschen.

 

360° Kundenerlebnisse für 360° Agenturen

Während viele Agenturen sich immer breiter im Leistungsspektrum aufstellen, sind die Abläufe wie eben besprochen oftmals immer gleich und veraltet – oder werden eben nicht gelebt. Innerhalb der verschiedenen Workflow-Systeme kann jedoch noch weiter gegangen werden. Abgesehen von der eigentlichen Projektsteuerung ist es möglich, Angebote und Verträge optisch ansprechend und direkt digital an den Verantwortlichen zu senden. Das digitale Büro bleibt dann kein Mythos und Ihr Kunde hat ein rundum gelungenes Onboarding-Erlebnis.

Das bietet ein 360° Kundenerlebnis über eine einzelne Plattform. Es ist nicht zwingend notwendig, die Dateien in nur einem Tool zu erstellen. Wichtig ist, dass alles an einem Ort gespeichert wird und nicht verteilt über viele verschiedene E-Mails und stationäre Rechner.

Wie wäre es zum Beispiel mit einem Angebot als Präsentation? Better Proposals bietet genau das an. Seitenlange Angebote mit viel Text liest – und jetzt müssen Sie ganz stark sein – niemand. Es wird zur letzten Seite geblättert, die Summe angeschaut und das war’s. Deshalb ist es essentiell, dem Leser einen Anreiz etwa durch Bilder zu geben, auch das Drumherum wahrzunehmen.

 

Auf den Punkt gebracht: Agile Workflow-Systeme für Agenturen

Agenturen finden sich genau wie alle anderen Unternehmen in einer Zeit des Umbruchs wieder. Unternehmen wollen immer mehr Leistung, sind aber bei weitem nicht mehr dazu bereit, das Geld auszugeben, was diese eigentlich wert wäre. Die Reaktion der Agenturen ist ein Ausdehnen des Leistungsspektrums.

Durch ein verbessertes Projektmanagement mit agilen Workflow-Systemen können jedoch Kosten gespart und ein verbesserter Fokus geschaffen werden. Die Systeme sparen Zeit. Und wo Zeit gespart wird, wird auch immer Geld gespart. Gleichzeitig bietet man Kunden modernere und innovativere Erlebnisse. Die Kundenbindung ist dadurch deutlich höher. Bedürfnisse des Kunden werden schneller erkannt und Cross-Selling Potentiale können ausgenutzt werden.

Pauschal lässt sich nicht sagen, welches System genutzt, welche Software unterstützend angeschafft werden sollte. Das ist von Fall zu Fall verschieden. Hier sind die individuellen Anforderungen der Agentur entscheidend. Für einen dynamischen Digitalisierungsprozess ist eine Bestandsaufnahme notwendig. Mit unserer Erfahrung helfen wir Ihnen gerne in einem Vorgespräch herauszufinden, wo Sie gerade im Prozess stehen und was genau ein Workflow-System haben muss, damit es zu Ihnen und Ihren Kunden passt. Nehmen Sie gerne direkt Kontakt auf.

Bildquelle: Rawpixel on pixabay

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Thorsten Wälde

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