Der Digital Office Index 2018 zeigt, dass wir in Deutschland erst auf halbem Wege zu einer erfolgreichen Digitalisierung sind. Und diese Daten beruhen auf reiner Selbsteinschätzung der Unternehmen. Prozesse sind im vollen Gange, doch das digitale Büro lässt an vielen Stellen noch auf sich warten. Die Stolpersteine, die es zu bewältigen gilt, können jedoch mit Erfahrung und aktiver Steuerung umschifft werden. So wird aus dem Mythos eine existierende Wirklichkeit.

Herausforderung Nummer 1: Unterschiedliches Begriffsverständnis für das digitale Büro

Spricht man über das digitale Büro scheiden sich die Geister. Im Unternehmeralltag gehört das digitale Büro schon längst zum guten Ton. Fragt man nach dem Fortschritt werden sofort stichpunktartig Maßnahmen runtergebetet, die das Unternehmen vollführt. Jeder ist überzeugt davon, die Digitalisierung fest im Blick und den vollendeten Plan zum Erfolg in der Schreibtischschublade zu haben.

Je mehr Stimmen gehört werden, desto klarer wird allerdings die unterschiedliche Auffassung davon, was Digitalisierung eigentlich bedeutet, was es beinhaltet und wie es operativ umzusetzen ist. Für die Einen bedeutet Digitalisierung all ihre Dokumente in einem Cloud-System zu erfassen. Andere gehen einige Schritte weiter und sprechen von der Vollautomatisierung ganzer Teilprozesse im Unternehmen.

Betrachtet man die Unternehmen nach ihrer Größe wird deutlich, dass sich vor allem mit steigender Mitarbeiterzahl das Verständnis über Digitalisierung wandelt. Hier steht die Automatisierung im Vordergrund. Ziel ist es, Kosten einzusparen und aus dem technologischen Vorsprung gegenüber der Konkurrenz neue Produkte und Dienstleistungen zu entwickeln, die im Markt Anklang finden. Darüber hinaus soll durch digitale Produkte ein einheitliches Erlebnis für Kunden entstehen. Die Verfolgung dieses Multichannel-Ansatzes ermöglicht es dem Kunden selbst, den bevorzugten Kanal auszuwählen und zu verwenden. Der Mensch rückt in den Fokus.

Kleine und mittelständische Unternehmen sehen die Digitalisierung in erster Linie als unterstützende Maßnahme. Mitarbeiter sollen entlastet werden und Prozesse beschleunigt. Der vollständige Ersatz der menschlichen Arbeitskraft steht nicht im Mittelpunkt.

Die bestehende Herausforderung ist an dieser Stelle zunächst einmal sich der eigenen Positionierung bewusst zu werden. Was für das eine Unternehmen gut ist, muss nicht zwangsläufig auch das richtige für Ihr Unternehmen sein. Im ersten Schritt müssen alle Prozesse erfasst werden, um dann zu entscheiden welche möglichen Maßnahmen der Digitalisierung Anwendung finden könnten. Erst im zweiten Schritt werden geeignete Instrumente festgelegt, die in einem finalen Schritt umgesetzt werden.

Herausforderung Nummer 2: Konsistente Strategie in der Digitalisierung

Sobald eine konkrete Begriffsbestimmung für das eigene Unternehmen durchgeführt wurde, ist ein konkretes strategisches Konzept obligatorisch – möchte man annehmen. Laut der Bitkom Studie Digital Office Index 2018 verfolgen jedoch nur ca. 50 % der Unternehmen in Deutschland eine Strategie.

Knapp die Hälfte aller Unternehmen hat eine Strategie

Quelle: Bitkom Digital Office Index 2018

Anders ausgedrückt: 50 % der Unternehmen agieren planlos bei der Digitalisierung. Das Problem ist, dass Digitalisierung nicht mal eben nebenbei passieren kann. Jedem Digitalisierungsprozess obliegt ein bestimmtes Ziel, welches von einer Strategie zur Erreichung des Ziels untermalt wird. Die Strategie beschreibt hierbei nicht nur den Weg den es zu begehen gilt. Erst in der Strategiekonzeptionierung zeigen sich oftmals Herausforderungen, die es mit kreativen Mitteln zu bewältigen gilt.

Manchmal scheitert es am benötigten Budget, welches doch viel höher ist als zu Beginn erwartet. Ein anderes Mal wird festgestellt, dass eine gewählte Maßnahme doch nicht zum Unternehmen passt und in dieser Form nicht umsetzbar ist. All das und noch viel mehr wird erst in der Strategie deutlich.

„Das Problem ist, dass Digitalisierung nicht mal eben nebenbei passieren kann.“

Sie ist ein Fahrplan der Digitalisierung und sollte unbedingt verschriftlicht werden. Die Strategie ist zudem der wichtigste Faktor in der Erfolgsmessung. Der aktuelle Zustand wird beschrieben und das Ziel. Nur so kann ein SOLL-IST-Abgleich durchgeführt werden. Erst dadurch wird der Erfolg messbar, planbar und kontrollierbar.

Die Digitalisierung des Unternehmens in einer Strategie festzuhalten und systematisch zu verfolgen, kann nicht übersprungen werden. Anderenfalls werden immer mal wieder nur akute Brandherde gelöscht. Ein konsistentes Vorankommen ist ohne Strategie jedoch nicht möglich. Nach der Begriffsdefinition im Unternehmen sollte deswegen als oberste Priorität die Erstellung & Konzeption der Strategie für den Digitalisierungsprozess im Vordergrund stehen.

Herausforderung Nummer 3: Die Mitarbeiter auf die Digitalisierung vorbereiten

Der Digitalisierung den Weg zu ebnen bedeutet nicht nur sich strategisch und technologisch damit auseinanderzusetzen. Die Herausforderungen schlummern oft versteckt in den eigenen Mitarbeitern. Gewohnte Prozesse und Arbeitsweisen sollen gleich jetzt ersetzt werden. Angestellte werden ohne Vorwarnung mit neuen Technologien konfrontiert.

„Culture eats strategy for breakfast“

(Peter Drucker)

Das stößt in der Regel auf Unmut und Verunsicherung. Das digitale Büro, welches eigentlich alles besser machen und die Arbeit erleichtern sollte, wird abgelehnt und droht zu scheitern.

Digitalisierung – die große Mehrheit ist aufgeschlossen

Quelle: Bitkom Digital Office Index 2018

Das hat mehrere Gründe. Der Wichtigste, den es zu beherzigen gilt ist, dass ein Digitalisierungsprozess immer auch ein Changeprozess ist. Unabhängig von Firmengröße und Branche. Menschen stehen Veränderungen zunächst skeptisch gegenüber. Sie möchten nicht aus ihrer Komfortzone gelockt werden. Das gilt meistens sowohl für den privaten Bereich und insbesondere für die Arbeit. Ängste wie „werde ich nun durch eine Maschine ersetzt?“, treten auf. Wenn ein Digitalisierungsprozess scheitert, dann oft aufgrund einer einzigen Person im gesamten Unternehmen. Wird diese Person als Meinungsführer von den anderen Angestellten gesehen und sträubt sich gegen die Digitalisierung, wird es sehr schwer das im Nachhinein noch zu ändern.

Deshalb ist es von größter Bedeutung, Meinungsführer zu identifizieren und von Anfang an am Prozess teilhaben zu lassen. Mitarbeiter müssen mit einbezogen werden. Eine aktive Partizipation an Workshops und Trainings, in denen auch gemeinsam Entscheidungen getroffen werden, ist dadurch unabdingbar. So wird Angestellten die Angst genommen und sie werden am Veränderungsprozess aktiv beteiligt. Sie erhalten das Gefühl, dass Entscheidungen nicht einfach nur getroffen und auf ihren Rücken ausgetragen werden. Sie sind Teil des Entscheidungsprozesses und erhalten durch eine transparente Informationspolitik mehr Sicherheit in der Veränderung.

Entspricht der Mythos vom digitalen Büro vielleicht doch der Wahrheit?

Werden die drei genannten Herausforderungen beachtet, steht einem digitalen Büro nichts mehr im Wege. Wichtig ist, dass der Digitalisierungsprozess nicht als Selbstläufer gesehen wird. Wie jeder Prozess, jede Veränderung, oder auch jede Kampagne muss die Digitalisierung im Voraus genau geplant, dann systematisch umgesetzt und überprüft werden.

Möglichkeiten werden für alle Beteiligten eröffnet – egal ob Kunde, Mitarbeiter oder andere Geschäftspartner. Die Digitalisierung kann damit als Chance wahrgenommen werden, die Zukunft für das Unternehmen moderner und besser zu gestalten.

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