Virtuelles Arbeiten wird immer beliebter. Sobald das Stichwort “Remote” in Google getippt wird, erscheinen tausende von Einträgen, die all die Vorteile eines frei wählbaren Arbeitsplatzes auflisten.
Doch trotz der vielen positiven Aspekte, die remote work mit sich bringt, reagieren viele Arbeitnehmer und Arbeitgeber mit Zurückhaltung. Das Misstrauen ist groß, denn remote work ist immer noch ein neues Modell, das weitreichende Veränderungen bedeutet.

Widerstand begegnen

Der erste Schritt ist zugleich wohl der Wichtigste von allen: Kommunikation. Soll eine neue Firmen-Policy etabliert werden, müssen alle Beteiligte “an einen Tisch” gebracht werden.
Wo verbergen sich Ängste von Mitarbeiter? Was fürchtet die Geschäftsführung? Die Ausgangssituation sollte für jeden klar sein. Das bedeutet, dass auch die Geschäftsführung Ihren Teil zur offenen Kommunikation beiträgt.

Besonders ein Thema bereitet der Unternehmensführung häufig ein ungutes Gefühl: Kontrollverlust.
Ganz nach dem Motto “aus den Augen, aus dem Sinn” befürchtet der Chef, dass die Arbeit des Mitarbeiters nicht kontrolliert werden kann, wenn er nicht am Arbeitsplatz sitzt.
Auch Mitarbeiter fürchten häufig einen Kontrollverlust. Die Gründe hierfür reichen dabei von Selbstdisziplin bis zu abhängigen Aufgaben, die von anderen Kollegen erledigt werden müssen.

Kommunikation statt Kontrolle

Der Lösungsansatz ist offensichtlich – Kommunikation! Dem Widerstand begegnen und Absprachen sowie Vereinbarungen treffen, die für beide Parteien in Ordnung sind. Kontrollverlust bereitet Ihnen Sorgen? Einigen Sie sich auf Arbeitsstrukturen, die digital funktionieren. Mit Google Docs als Teil der G Suite lässt es sich beispielsweise auf einfachem Wege kollaborativ arbeiten. Mit regelmäßigen Teammeetings innerhalb der Abteilung oder unternehmensweit können Sie evaluieren, wie die neuen Formen der Zusammenarbeit funktionieren.

Schaffen Sie verbindliche Kommunikationsregeln

Kommunikation ist ein sehr wichtiger Punkt – das wissen wir bereits. Wichtig ist dabei jedoch, dass der Informationsfluss klar etabliert wird. Was sind Ihre Erwartungen an einen Remote-Mitarbeiter und was erwarten Ihre Mitarbeiter von Ihnen? Vereinbaren Sie klare Kommunikationsregeln, die Sie für alle verbindlich im Unternehmenshandbuch dokumentieren. Darin wird beispielsweise pro Kommunikationskanal geregelt, in welchem Zeitraum ein Nachricht oder Anfrage zu beantworten ist. So ist für jeden Mitarbeiter verbindlich und eindeutig ersichtlich, innerhalb welchem Zeitraum eine Antwort z. B. via Slack innerhalb von 8 Stunden oder bei Asana innerhalb von 24 Stunden zu erwarten ist.

Definieren Sie auch, welche Kanäle für welche Kommunikationsform genutzt wird – und welche nicht. Aufgaben gehören ausnahmslos in das Workforce-Management-Tool. Chatartige Konversationen haben in einer E-Mail nichts verloren. Und wenn es ganz dringend ist (und auch nur dann), wird zum Telefonhörer gegriffen. Ist etwas nicht innerhalb 2-3 Minuten per Chat zu klären, wird mit dem Kollegen ein kurzes Abstimmungsmeeting per Video-Meeting vereinbart. Die Ergebnisse werden anschließend wiederum in der jeweiligen Aufgabenkarte in Asana dokumentiert und damit transparent auch für die anderen Kollegen festgehalten.

Schaffen Sie verbindliche Kommunikationsregeln - virtuelle Meetings im Home Office und bei Remote Work

So beugen Sie Missverständnissen vor, schaffen einheitliche und verlässliche Regeln. Und spielen so alle Vorteile aus, die eine asynchrone Kommunikation im Unternehmen haben kann. Dabei berücksichtigen Sie gleichzeitig auch besondere Umstände, wie zum Beispiel die Abwesenheit eines Mitarbeiters durch externe Termine oder die Zeitverschiebung durch die Verteilung des Teams auf verschiedene Zeitzonen. Kontrollieren Sie die Veränderung, nicht Ihre Mitarbeiter.

Chancen erkennen

Stellen Sie sich die eine große Frage: Welche aktuellen Strukturen könnten remote optimiert werden? Konzentrieren Sie sich auf die positiven Punkte, sodass Sie aus Ihrem kritischen Standpunkt eine neutrale Stellung einnehmen können. Nur so können Sie klare Gedanken fassen und effektiv urteilen.

Remote Work ist ein vielseitiges Thema. Trauen Sie sich in kleinen Schritten an die Thematik ran und lernen Sie Tools kennen, die einfach und schnell etabliert werden können. Starten Sie beispielsweise mit Slack, eine Chat-Plattform für eine einfachere, interne Kommunikation.
Erstes gemeinsames To-Do? Verschicken Sie keine internen E-Mails mehr, sondern kommunizieren Sie nur noch per Slack. Slack ist ein sicheres Chat-Tool, das neben einer 1:1 Kommunikation verschiedene Channels anbietet, die themen- oder projektbezogen eingerichtet werden können. Gruppengespräche können dabei dank Antwort-Funktion auf bestimmte Nachrichten übersichtlich mitverfolgt werden.

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Viel zu häufig finden Konversationen zwischen Mitarbeitern noch per E-Mail statt. Wer kennt es nicht? Ein wichtige Aufgabe, per E-Mail empfangen, liegt zwischen der Newsletter-E-Mail und der Info-Mail, in der Sie nur im CC standen. Ihre Aufgaben daraus einfach nachzuvollziehen ist aufwendig, kostet viel Zeit und wichtige Informationen können untergehen.
Oder ein Dialog geht zwischen mehreren Mitarbeitern hin und her, zahlreiche Kollegen sind in CC, damit auch jeder (scheinbar) informiert ist. Am Ende weiß niemand mehr so richtig, was alles besprochen wurde und die wesentlichen Informationen sind in zahllosen Antworten auf Antworten begraben.

Work-Life-Balance

Beim arbeiten von zu Hause entfällt der hohe Zeitaufwand für das tägliche pendeln zum Arbeitsplatz. Als Remote Arbeiter haben Sie vielleicht ein voll eingerichtetes Bürozimmer oder Sie arbeiten im Co-Workingspace bei Ihnen in der Nähe und haben dort einen festen Schreibtisch gemietet. So oder so bleibt Ihnen ein langer Arbeitsweg erspart. Was auf der einen Seite ein Pluspunkt ist, gestaltet sich auf der anderen Seite als Herausforderung für die Work-Life-Balance. Viele Remote-Mitarbeiter richten sich ihren Arbeitsplatz in den eigenen vier Wänden ein. Hierbei gilt: Ohne den Weg zum Arbeitsplatz ist eine klare Trennung von Arbeit und Freizeit schwieriger.

Doch auch hier gibt es Möglichkeiten, die einem bei der Work-Life-Balance helfen. Meist reicht schon eine klare Raumtrennung, sodass der Arbeitsbereich räumlich vom Wohnbereich getrennt ist. Hilfreich ist es außerdem, unterschiedliche Devices zu nutzen. Sobald meine Arbeit erledigt ist, wechsele ich auf mein privates Smartphone und richte somit nochmal eine klare Distanz auf.

Home Office ist nicht gleich Home Office

Die Bezeichnung Home Office kann irreführend sein. Nicht jeder möchte von zu Hause aus arbeiten. Sei es aufgrund von zu viel Ablenkung oder keinen ausreichend geeigneten Arbeitsplatz.
Eine räumliche Trennung ist wichtig und fördert die Work-Life-Balance. Haben Sie ein Arbeitszimmer? Nutzen Sie es genauso, wie auf Ihrer Arbeitsstelle – betrachten Sie Ihr privates Arbeitszimmer als Aufenthaltsort, um Ihrer Arbeit nachzugehen.

Aufgrund des Coronavirus im Home Office? Viele Eltern stehen vor der Herausforderung, Home Office und Kinderbetreuung zu vereinen. Wie Sie Ihre Kinder beschäftigen und gleichzeitig arbeiten können, erfahren Sie in diesen praktischen Tipps.

Ihr Arbeitszimmer muss sich nicht zwangsweise daheim befinden. Es gibt viele alternative Möglichkeiten, wie CoWorking-Spaces, wo Sie sich einen Schreibtisch anmieten können.
Sie brauchen eine Geräuschkulisse? Setzen Sie sich in ein Café oder suchen Sie die örtliche Bücherei auf. Wenn Sie von unterwegs aus im Zug oder am Flughafen arbeiten, beachten Sie nötige Sicherheitsvorkehrungen, falls Sie einen Internet-Hotspot nutzen möchten.

Gesundheit

Egal wo sich Ihr Arbeitsplatz befindet, achten Sie auf Ihr Arbeitspensum. Remote Work verleitet dazu mehr zu arbeiten, als Sie es für gewöhnlich im Büro täten.
Etablieren Sie eine Routine, die Ihnen hilft sich gedanklich auf Arbeit einzustellen, aber auch wieder abzuschalten. So vermeiden Sie es, Krankheiten wie Burnout zu begünstigen.

Home-Office: Work Life Balance mit virtuellen Sportstunden hilft bei bei Remote Work

Der wichtigste Tipp für Ihre Gesundheit lautet immer noch sportlicher Ausgleich. Treiben Sie regelmäßig Sport, treten Sie in Kontakt mit Freunden und Sportkollegen. Soziale Interaktion und sportliche Bewegung wirken Wunder! Eine gute Option als Remote-Mitarbeiter sind virtuelle Sportkurse, die Sie gemeinsam mit Ihren Kollegen besuchen können. Laden Sie doch z.B. eine Yoga-Lehrerin ein, die für Sie und Ihre Kollegen eine virtuelle Yoga-Stunde hält.

Selbstorganisation und Selbstdisziplin

Die größte Herausforderung für Ihr Remote-Mindset liegt wahrscheinlich in der Selbstdisziplin. Sie sind dafür verantwortlich, Ihre Aufgaben und Ihre Zeit selbst zu managen.
Nutzen Sie Tools, die Ihnen bei der Strukturierung Ihrer To-Do’s behilflich sein können, wie beispielsweise Asana, einer Projektplanungs-Plattform. Zerlegen Sie Ihre Aufgaben so weit es geht auf kleine Arbeitspakete und schreiben Sie die Zeiteinheiten pro Arbeitspaket daneben. So entwickeln Sie ein gutes Gefühl dafür, wie viel Zeit Sie für welche Aufgaben verwenden.

Kommunikation ist das A und O

Und der letzte Tipp des ersten Teils von Remote 101? Es ist nichts anderes als Kommunikation.
Wenn ich mit Remote-Mitarbeitern zusammenarbeite, reicht eine “Kaffee-Kommunikation” nicht aus. Anstelle des Informationsaustauschs beim Kaffee in der Küche, muss ich mir grundlegende Änderungen in der Kommunikationsweise bewusst machen.
Als Faustregel gilt “communicate more than less”. Nutze Kanäle wie Slack, damit alle deine KollegInnen auf dem neuesten Stand sind.
Wie wäre es, wenn du deine Kaffee-Kommunikation auf den virtuellen Pausenraum verlegst? Slack oder Google Meet bietet sich dafür besonders an.

Im Grunde genommen möchten wir alle dasselbe: das Unternehmen, an dem wir arbeiten, gemeinsam voranbringen – die Vision des Unternehmens verstehen und ein Gefühl der Verbundenheit etablieren. Dafür sollten Tools gemeinsam genutzt werden, wo jede/r einen individuellen Zugang zu finden kann, sodass alle an einem Strang ziehen.

(Der nächste Teil unserer drei-teiligen Remote Work Reihe: Remote 101: Teil 2 – Tools & Technik erscheint nächste Woche)