E-Mail Verteiler und Massen-Emails - so vermeidest du Pannen

E-Mail Verteiler und Massen-E-Mails - so vermeidest du Pannen

Datenschutz ist ein wichtiges Thema, besonders wenn es um E-Mails geht. Ein falscher Klick und schon sind persönliche Daten von Kunden, Mitarbeitern oder Geschäftspartnern ungewollt offengelegt. Um solche Pannen zu vermeiden, gibt es einige Regeln, die du beachten solltest.

DSGVO und E-Mail-Verteiler

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) legt fest, dass personenbezogene Daten geschützt werden müssen. Das betrifft auch E-Mail-Adressen. Wenn du eine E-Mail an mehrere Empfänger sendest, solltest du das CC-Feld meiden. Denn jeder Empfänger sieht dann die Adressen aller anderen – und das verstößt gegen die DSGVO. Stattdessen solltest du das BCC-Feld verwenden, um die Adressen der Empfänger zu verbergen.

Vier-Augen-Prinzip und technische Limitierung

Um Datenschutzverstöße zu vermeiden, kann das Vier-Augen-Prinzip hilfreich sein. Bevor eine E-Mail an mehr als zehn Empfänger versendet wird, sollte ein Kollege die E-Mail prüfen. Technisch kann der E-Mail-Versand so konfiguriert werden, dass Nachrichten gar nicht erst an einen größeren Kreis von Kontakten aus dem E-Mail-Verteiler verschickt werden können.

Newsletter und spezielle Programme

Für den Versand von Newslettern und anderen Massenmails solltest du spezielle Programme wie Brevo, CleverReach, Rapidmail, Inxmail oder Evalanche verwenden. Diese bieten einen datenschutzkonformen E-Mail-Verteiler und reduzieren die Gefahr einer Datenschutz-Panne.

Denk zweimal nach, bevor du auf „Senden“ klickst

Das oberste Gebot für einen datenschutzkonformen E-Mail-Verteiler lautet „erst nachdenken, dann senden“. Überlege genau, wer die E-Mail erhalten soll und wer die Adressen der anderen Empfänger sehen darf. Wenn du dir unsicher bist, verwende das BCC-Feld.

Haftung und Bußgelder

Bei Datenschutzverstößen kann es zu Bußgeldern kommen. In der Regel muss der Verantwortliche, also der Chef, für die Datenpanne geradestehen. Aber auch der Mitarbeiter, der den Fehlversand ausgelöst hat, kann zur Verantwortung gezogen werden. Daher ist es wichtig, immer wachsam zu sein und den Datenschutz im E-Mail-Verkehr ernst zu nehmen.

Zusammenfassung

Um Datenschutz-Pannen im E-Mail-Verkehr zu vermeiden, solltest du immer das BCC-Feld verwenden, wenn du eine E-Mail an mehrere Empfänger sendest. Bei Massenmails sind spezielle Tool-Anbieter aus der EU wie Brevo, CleverReach, Rapidmail, Inxmail oder Evalanche zu empfehlen. Das Vier-Augen-Prinzip und technische Limitierungen können zusätzlich helfen, Datenschutzverstöße zu vermeiden.

Mit diesen Tipps kannst du Datenschutz-Pannen im E-Mail-Verkehr vermeiden und die DSGVO einhalten. Denke immer daran: Datenschutz ist kein lästiges Übel, sondern ein wichtiger Bestandteil des digitalen Alltags.

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