Die Unternehmenswelt muss sich nun mit einer neuen Herausforderung auseinandersetzen: dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG). Dieses Gesetz setzt die EU-Whistleblower-Richtlinie in deutsches Recht um und hat zum Ziel, Hinweisgeber in Unternehmen zu schützen sowie die Prozesse im Zusammenhang mit dem Whistleblowing transparent zu regulieren.

Aktuelle Entwicklungen rund um das Hinweisgeberschutzgesetz

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) wurde in Deutschland im Mai 2023 verabschiedet und vom Bundesrat bestätigt. Der Gesetzgebungsprozess war lang und komplex und begann mit der Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie in deutsches Recht. Das HinSchG hat zum Ziel, Hinweisgeber in Unternehmen zu schützen und die Prozesse rund ums Whistleblowing transparent zu regulieren.

Nach der Verabschiedung im Bundestag am 11. Mai 2023 und der Bestätigung durch den Bundesrat am Tag darauf ist die Veröffentlichung des Gesetzes im Bundesgesetzblatt für die 20. Kalenderwoche geplant. Das bedeutet, dass das Gesetz Mitte Juni 2023 in Kraft treten wird. Unternehmen sollten sich auf die neuen Regelungen vorbereiten, da das Gesetz wichtige Fristen und Anforderungen für sie enthält.

Unternehmen mit 250 oder mehr Mitarbeitern haben nach Inkrafttreten des Gesetzes drei Monate Zeit, um ein internes Hinweisgebersystem einzurichten. Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitern haben bis zum 17. Dezember 2023 Zeit, eine entsprechende Meldestelle einzurichten, basierend auf der bereits geltenden EU-Whistleblower-Richtlinie.

Das HinSchG ist eine wichtige Gesetzesinitiative, die darauf abzielt, Personen zu schützen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit auf bestimmte Verstöße aufmerksam machen – sogenannte Whistleblower. Es verbietet Repressalien gegen Whistleblower, wie zum Beispiel Mobbing oder die Verweigerung einer Beförderung. Zusätzlich bietet das Gesetz durch die Etablierung interner Meldesysteme auch Chancen für Unternehmen, da diese Systeme als Frühwarnsysteme dienen können. Unternehmen können auf gemeldete Informationen reagieren, bevor sie öffentlich bekannt werden.

Das Gesetz schafft Rechtsklarheit für Hinweisgeber und enthält auch Regelungen zugunsten von Arbeitgebern, um missbräuchliche Hinweise zu verwalten, wie zum Beispiel Schadensersatzansprüche bei grob fahrlässigen Falschmeldungen.

Es ist jedoch auch wichtig anzumerken, dass das HinSchG in einigen Punkten über das hinausgeht, was europarechtlich gefordert wird, aber in anderen Bereichen nicht weit genug greift. Die Regelung, dass Hinweisgeber zunächst interne Meldewege nutzen sollen, kann als problematisch angesehen werden. Es besteht die Gefahr, dass Unternehmen versuchen, interne Meldungen zu unterdrücken oder zu kontrollieren, um ihr Image zu schützen. In einigen Fällen könnten Whistleblower dazu gezwungen werden, sich nicht an externe Stellen zu wenden, aus Angst vor Repressalien oder aus mangelndem Vertrauen in die interne Handhabung. Es wäre daher sinnvoll, die Entscheidung, ob interne oder externe Meldewege genutzt werden, dem Hinweisgeber selbst zu überlassen.

Insgesamt bietet das Hinweisgeberschutzgesetz einen wichtigen rechtlichen Rahmen für den Schutz von Hinweisgebern. Der Gesetzgeber sollte jedoch bereit sein, das Gesetz in Zukunft zu überarbeiten und anzupassen, um sicherzustellen, dass es den Bedürfnissen und Realitäten von Whistleblowern gerecht wird.

Hinweisgeberschutzgesetz: Wie die Whistleblower Richtlinie in Deutschland umgesetzt wurde

Die Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie in deutsches Recht war ein langer und komplexer Prozess. Eigentlich sollte der erste Schritt bis zum 17.12.2021 abgeschlossen sein. Da Deutschland diese Frist jedoch nicht einhielt, leitete die EU am 27.01.2022 ein Vertragsverletzungsverfahren gegen Deutschland ein.

Trotz dieser Hürde verfolgte Deutschland seinen Weg zur Umsetzung des HinSchG. Nach mehreren gescheiterten Anläufen gelang es schließlich im Mai 2023, das Gesetz mit den notwendigen Änderungen zu verabschieden.

Die wesentlichen Punkte im Hinweisgeber-Schutzgesetz

Das HinSchG ist eine wichtige Gesetzesinitiative, die darauf abzielt, Personen zu schützen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit auf bestimmte Verstöße aufmerksam machen - sogenannte Whistleblower. Es verbietet Repressalien gegen Whistleblower, wie zum Beispiel Mobbing oder die Verweigerung einer Beförderung.

Zusätzlich bietet das Gesetz durch die Etablierung interner Meldesysteme auch Chancen für Unternehmen. Diese Systeme können als Frühwarnsysteme dienen, die es Unternehmen ermöglichen, auf gemeldete Informationen zu reagieren, bevor sie öffentlich bekannt werden.

Das Gesetz schafft Rechtsklarheit für Hinweisgeber und enthält auch Regelungen zugunsten von Arbeitgebern, um missbräuchliche Hinweise zu verwalten, wie zum Beispiel Schadensersatzansprüche bei grob fahrlässigen Falschmeldungen.

Hinweisgeberschutzgesetz: Alle Regelungen und Anwendungsbereiche

Das HinSchG (Hinweisgeberschutzgesetz) gilt für alle Personen, die in ihrem beruflichen Umfeld Informationen über Verstöße erlangt haben. Das Gesetz fordert dazu auf, zunächst die internen Meldewege zu nutzen, wenn der Verstoß intern effektiv bekämpft werden kann und der Hinweisgeber keine Sanktionen oder Repressalien zu befürchten hat. Allerdings ist diese Bestimmung aufgrund ihrer Formulierung rechtlich kaum durchsetzbar und birgt eine gewisse Unklarheit. Es ist nicht immer einfach, vorab zu beurteilen, ob interne Maßnahmen tatsächlich wirksam sind und ob Repressalien drohen.

Details zu den internen und externen Meldekanälen

Das Hinweisgeberschutzgesetz empfiehlt, dass Hinweisgeber ihre Bedenken zunächst über eine interne Meldestelle äußern sollten, sofern intern effektiv gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und der Hinweisgeber keine Repressalien befürchten muss. Dies ist eine Abkehr vom ursprünglichen Gesetzentwurf, der interne und externe Meldewege als gleichwertig ansah und es Hinweisgebern freistellte, ob sie sich zuerst an die interne Stelle des Unternehmens oder an eine externe Behörde wenden.

Anforderungen an interne Meldestellen

Unternehmen müssen interne Meldestellen einrichten, die bestimmte Anforderungen erfüllen, um effektiv zu arbeiten. Dazu gehören insbesondere die Verpflichtung zur Wahrung der Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers und die Anforderung, dass die Bearbeiter der Meldung speziell geschult sein müssen.

Rechtliche Auswirkungen des Hinweisgeberschutzgesetzes

Es ist positiv zu sehen, dass der Gesetzgeber den rechtlichen Rahmen für den Schutz von Hinweisgebern klärt. Jedoch ist dies in erster Linie auf den Druck europäischer Vorgaben zurückzuführen. Obwohl das Hinweisgeberschutzgesetz in einigen Punkten über die europäischen Anforderungen hinausgeht, ist es in anderen Bereichen nicht weit genug.

Es ist gut, dass das Gesetz weiter geht als die Anforderungen der EU-Whistleblower-Richtlinie. Hinweisgeber werden nicht nur bei der Meldung von Verstößen gegen EU-Recht, sondern auch bei Verstößen gegen bestimmte Bereiche des nationalen Rechts geschützt. Allerdings werden viele potenzielle Missstände nicht berücksichtigt, da nur bestimmte Rechtsverstöße, wie z.B. straf- oder bußgeldbewehrte Verstöße, geschützt werden. Um sicherzustellen, dass ein gemeldeter Verstoß tatsächlich in den Zuständigkeitsbereich fällt, müssen Hinweisgeber eine vorgegebene Liste überprüfen. Es könnte daher vorkommen, dass Missstände in der Pflege, die nicht unbedingt einen Rechtsverstoß darstellen, aber von öffentlichem Interesse sind, nicht abgedeckt sind.

Die Regelung, dass Hinweisgeber zunächst interne Meldewege nutzen sollen, kann problematisch sein. Es besteht die Gefahr, dass Unternehmen versuchen, interne Meldungen zu unterdrücken oder zu kontrollieren, um ihr Image zu schützen. In einigen Fällen könnten Whistleblower gezwungen sein, sich nicht an externe Stellen zu wenden, aus Angst vor Repressalien oder aus mangelndem Vertrauen in die interne Handhabung. Es wäre daher sinnvoll, die Entscheidung, ob interne oder externe Meldewege genutzt werden, dem Hinweisgeber selbst zu überlassen.

Es ist wichtig, dass das Hinweisgeberschutzgesetz einen umfassenden Schutz vor Repressalien bietet. Der Schutz vor Repressalien ist in der EU-Whistleblower-Richtlinie ausdrücklich vorgesehen und wurde in das Hinweisgeberschutzgesetz übernommen. Dieser Schutz sollte auch auf solche Hinweisgeber ausgedehnt werden, die nicht von internen Meldestellen, sondern direkt von externen Stellen Gebrauch machen.

Fazit

Insgesamt bietet das Hinweisgeberschutzgesetz einen wichtigen rechtlichen Rahmen für den Schutz von Hinweisgebern. Allerdings sollte der Gesetzgeber bereit sein, das Gesetz in Zukunft zu überarbeiten und anzupassen, um sicherzustellen, dass es den Bedürfnissen und Realitäten von Whistleblowern gerecht wird.

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FAQ zu den Vorschriften des Hinweisgeberschutzgesetzes.

Meldestellen für interne und externe Hinweise

Wenn es möglich ist, "intern wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann" und die Hinweisgeber keine Repressalien befürchten müssen, sollten sie ihre Meldung bevorzugt über eine interne Meldestelle machen. In der ursprünglichen Version des Gesetzentwurfs wurden interne und externe Meldeverfahren als gleichwertig angesehen, und Hinweisgeber hatten die Wahl, sich an die interne Stelle des Unternehmens oder an eine externe Behörde zu wenden. → Hier erfährst du, wie du mit Digimojo Whistleblower schnell und kostengünstig eine interne Meldestelle umsetzen kannst.

Meldestelle beim Bundesamt für Justiz

Das Bundesamt für Justiz ist die externe Meldestelle, an die du Fehlverhalten melden kannst. Das Amt soll als zentrale Anlaufstelle auf Bundesebene dienen, damit du dich nicht mit Zuständigkeitsfragen beschäftigen musst.

Anonyme Berichtswege

Unternehmen müssen keine anonymen Berichtswege anbieten, aber wenn eine Meldung anonym erfolgt, muss sie dennoch bearbeitet werden.

Der erste Entwurf des Gesetzes verlangte, dass sowohl interne als auch externe Meldestellen Verfahren für anonyme Meldungen zur Verfügung stellen mussten.

Verpflichtung zur Einrichtung von Meldestellen

Das Gesetz zum Schutz von Hinweisgebern schreibt vor, dass Unternehmen und Organisationen mit 50 oder mehr Mitarbeitern eine interne Meldemöglichkeit einrichten müssen.Für Unternehmen mit bis zu 249 Mitarbeitern gibt es eine Übergangsphase bis Dezember 2023. Größere Unternehmen haben nach Inkrafttreten des Gesetzes drei Monate Zeit, um die Meldestelle einzurichten.

Für Unternehmen mit höchstens 250 Mitarbeitern besteht zudem die Möglichkeit, eine gemeinsame Meldestelle mit anderen Unternehmen zu betreiben. Konzerngesellschaften können die Meldestelle zentral bei der Konzernmutter einrichten.

Bitte beachten: Unternehmen bestimmter Branchen (z.B. Wertpapierdienstleistungen oder Versicherungen) müssen unabhängig von der Unternehmensgröße eine interne Meldestelle einrichten. Für diese Unternehmen gilt keine Übergangsfrist.

Die Einrichtung von Meldestellen soll allen Unternehmen erleichtert werden, indem sie Dritte wie z. B. Datenschutzbeauftragte beauftragen können, die Aufgaben der internen Meldestelle zu übernehmen.

Erfordernisse an die Meldestelle

Das Gesetz zum Schutz von Hinweisgebern regelt, was passiert, wenn jemand eine Meldung macht. Es gibt Vorschriften für die Dokumentation, innerhalb welcher Fristen der Hinweisgeber Rückmeldung bekommen muss und was anschließend passiert, z.B. interne Untersuchungen.

• Der Hinweis kann mündlich, schriftlich und auf Wunsch auch persönlich abgegeben werden.
• Die interne Meldestelle muss der hinweisgebenden Person innerhalb von sieben Tagen den Eingang der Meldung bestätigen. Bei der externen Meldestelle muss diese Bestätigung umgehend, spätestens jedoch nach sieben Tagen erfolgen.
• Innerhalb von drei Monaten nach Bestätigung des Eingangs muss die jeweilige Meldestelle dem Hinweisgeber eine Rückmeldung geben. Diese Rückmeldung muss über geplante sowie bereits ergriffene Folgemaßnahmen mitteilen, sowie die Gründe für diese nennen.
• Die Meldungen müssen vollständig dokumentiert werden.

Schutz der Identität von Hinweisgebern und betroffenen Personen

Um sicherzustellen, dass ein Hinweisgeberschutzsystem effektiv funktioniert, müssen wir die Identität des Hinweisgebers und der betroffenen Personen in der Meldung schützen. Das Hinweisgeberschutzgesetz erlaubt nur dem für die Meldung zuständigen Bearbeiter, diese Identität zu erfahren. Nur unter bestimmten Bedingungen darf die Identität des Informanten oder der betroffenen Person bekannt gegeben werden, zum Beispiel in Strafverfahren auf Anfrage der Strafverfolgungsbehörden.

Das Gesetz sagt nicht, welche Personen, Organisationseinheiten oder Dritte am besten geeignet sind, um diese Aufgaben zu erfüllen. Allerdings müssen die internen Meldestellen unabhängig und frei von Interessenkonflikten sein. Die EU-Whistleblower-Richtlinie nennt Mitarbeiter der Compliance- oder Rechtsabteilung, den Datenschutzbeauftragten des Unternehmens sowie externe Berater als Beispiele. Die Personen, die mit der Bearbeitung der Meldungen betraut sind, müssen besonders geschult sein. Sie sollten nicht nur mit den Systemen vertraut sein, sondern auch die geltenden Datenschutzvorschriften kennen.

Was die Beweislastumkehr bedeutet

Wenn ein Fall vor Gericht landet, soll eine Schutzmaßnahme im Hinweisgeberschutzgesetz helfen, die Beweislast umzukehren. Das ist neben dem Schutz vor Repressalien eine wichtige Maßnahme, um Hinweisgeber zu schützen. Wenn ein Whistleblower nach einem Hinweis Repressalien erleidet, wird zugunsten des Hinweisgebers vermutet, dass etwa eine Kündigung auf seinen Hinweis hin ausgesprochen wurde. Allerdings geschieht dies nur, wenn der Whistleblower selbst behauptet, dass es einen Zusammenhang gibt. Der Arbeitgeber muss dann beweisen, dass es keine Verbindung zwischen einer Kündigung und der Meldung von Missständen gibt.

Schadensersatz und Strafen

Gemäß dem Hinweisgeberschutzgesetz gibt es Regelungen zu Entschädigungen und Strafen:

• Wenn ein Verstoß gegen das Verbot von Vergeltungsmaßnahmen vorliegt, muss die Person, die den Hinweis gegeben hat, entschädigt werden.
• Wenn eine absichtliche oder grob fahrlässige Falschmeldung vorliegt, ist die Person, die den Hinweis gegeben hat, dazu verpflichtet, den dadurch entstandenen Schaden zu ersetzen.
• Verstöße gegen die wichtigsten Anforderungen des Gesetzes können als Ordnungswidrigkeiten mit einer Geldstrafe von bis zu 50.000 Euro bestraft werden. Dies ist etwa der Fall, wenn Meldungen behindert oder falsche Informationen absichtlich offengelegt werden.
• Auch das Fehlen einer internen Meldestelle ist bußgeldbewehrt.

Jetzt handeln: Dein Actionplan zur effizienten Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes

Um das Hinweisgeberschutzgesetz bestmöglich in deinem Unternehmen umzusetzen, solltest du die folgenden Schritte in Betracht ziehen:

1. Informiere dich: Bevor du irgendwelche Änderungen vornimmst, stelle sicher, dass du die Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes vollständig verstehst. Es könnte hilfreich sein, einen Rechtsberater zu konsultieren, um sicherzustellen, dass du alle Aspekte des Gesetzes berücksichtigst.
2. Erstelle interne Meldewege: Das Gesetz verpflichtet Unternehmen dazu, interne Meldewege für Whistleblower einzurichten. Du musst ein sicheres und vertrauliches System schaffen, über das Mitarbeiter Bedenken äußern können. Dies könnte eine Hotline, eine E-Mail-Adresse oder eine Online-Plattform sein.
3. Garantiere Anonymität: Es ist essenziell, dass du den Whistleblowern absolute Anonymität garantierst. Es sollte eine klare Politik geben, die besagt, dass die Identität der Hinweisgeber unter keinen Umständen offengelegt wird, es sei denn, sie stimmen einer solchen Offenlegung zu.
4. Schule die Mitarbeiter: Es ist wichtig, dass alle Mitarbeiter deines Unternehmens die Regeln und Verfahren kennen und verstehen. Du solltest Schulungen und Informationsveranstaltungen durchführen, um sicherzustellen, dass jeder versteht, wie der Meldeprozess funktioniert und was ihre Rechte als mögliche Hinweisgeber sind.
5. Erstelle klare Richtlinien gegen Repressalien: Das Gesetz schützt Whistleblower vor jeglichen Repressalien. Du solltest klare Richtlinien gegen Repressalien erstellen und diese streng durchsetzen. Mitarbeiter, die Hinweisgeber belästigen oder diskriminieren, sollten disziplinarisch belangt werden.
6. Überprüfe und aktualisiere deine Richtlinien regelmäßig: Die Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes ist kein einmaliges Ereignis. Du solltest deine Richtlinien und Verfahren regelmäßig überprüfen und aktualisieren, um sicherzustellen, dass sie weiterhin den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und effektiv sind.

Durch die Befolgung dieser Schritte kannst du sicherstellen, dass dein Unternehmen nicht nur die gesetzlichen Anforderungen erfüllt, sondern auch ein sicheres und unterstützendes Umfeld für Whistleblower bietet.

Optimale Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes eines Hinweisgebersystems mit interner Meldestelle

Das Hinweisgeberschutzgesetz ist umfangreich und erneut eine zusätzliche Last für Unternehmen. Um das Gesetz erfolgreich umzusetzen und den operativen Aufwand zu minimieren, solltest du in Erwägung ziehen, mich als Datenschutzbeauftragten einzusetzen. Ich kann die Funktion einer internen Meldestelle übernehmen. Dazu stelle ich eine gesetzeskonforme, benutzerfreundliche und leistungsfähige Online-Plattform zur Verfügung, die eine schnelle und zuverlässige Umsetzung des Gesetzes ermöglicht.

Die Vorteile der Übernahme der Meldestelle durch mich als externen Datenschutzbeauftragten sind:

1. Expertise: Als spezialisierter Datenschutzbeauftragter verfüge ich über die notwendige Expertise, um sicherzustellen, dass die Meldestelle den gesetzlichen Anforderungen entspricht und effektiv arbeitet.
2. Unabhängigkeit: Da ich nicht direkt in dein Unternehmen eingebunden bin, kann ich eine objektive und unabhängige Position einnehmen, was das Vertrauen der Mitarbeiter in den Meldeprozess stärken kann.
3. Zeiteinsparung: Indem ich die Meldestelle übernehme, kannst du dir und deinem Team wertvolle Zeit sparen, die du für andere wichtige Aufgaben nutzen kannst.
4. Sicherheit: Mit meiner Online-Plattform stelle ich sicher, dass die Informationen der Hinweisgeber sicher und vertraulich behandelt werden.
5. Schulung und Unterstützung: Ich biete Schulungen für Mitarbeiter an und stehe für Fragen und Unterstützung zur Verfügung.

Wenn du daran interessiert bist, mehr darüber zu erfahren, wie ich als Datenschutzbeauftragter dir helfen kann, das Hinweisgeberschutzgesetz in deinem Unternehmen umzusetzen, lade ich dich zu einem unverbindlichen Gespräch ein. Du kannst einen Termin für unser Gespräch über den folgenden Link buchen.

Ich freue mich darauf, dir zu helfen, ein sicheres und gesetzeskonformes Umfeld für deine Mitarbeiter zu schaffen.

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