Stell dir vor, du kannst Verträge künftig digital mit wenig Aufwand von deinem Geschäftspartner unterzeichnen lassen. Schneller zum Ergebnis -  der manuelle Aufwand ist gering, wiederkehrende Tätigkeiten werden automatisiert und Prozesskosten niedrig gehalten. Jedoch sieht die aktuelle Lage anders aus: Im Unternehmen werden Verträge und Vereinbarungen in allen Bereichen für bspw. externe Partner, Lieferanten, Kunden, Mitarbeiter und freie Mitarbeiter benötigt. Dabei entstehen Probleme, wie lange Laufzeiten bis ein Vertrag unterschrieben ist, ein großer manueller Aufwand und sehr hohe Prozesskosten.  Wir zeigen dir am Beispiel SignRequest, wie digitale Vertragsunterzeichnung funktioniert und was es so einfach macht, Arbeitsprozesse effizient zu automatisieren.

Signieren & Versenden - Routine des täglichen Arbeitsprozesses

Wir alle wissen, wie wichtig das Unterzeichnen von Verträgen sowie anderen Dokumenten im allgemeinen Geschäftsbetrieb ist. Im Unternehmen werden Verträge in den verschiedensten Bereichen und Abteilungen benötigt, darunter fallen beispielsweise Dienstleistungs- und Werkverträge, Service-Verträge, Einwilligungen für z.B. Marketing oder Datenschutz. Für Personalabteilungen spielen Verträge und Vereinbarungen eine wichtige Rolle im täglichen Arbeitsprozess. Es werden Arbeitsverträge für Angestellte oder freie Mitarbeiter aufgesetzt und Einwilligungen eingeholt. Ein häufiger, manueller und fehleranfälliger Ablauf, den jeder bestens kennt.

Manuelle Arbeitsprozesse frustrieren

Der Grad an Frustration steigt, wenn Arbeitsprozesse langsam und zäh sind und viel manuelles Handeln benötigen. Der Prozess, um einen Vertrag aufzusetzen und signieren zu lassen, kann lange Laufzeiten und hohe Prozesskosten kreieren. Jeder ist bestens vertraut mit der täglichen Routine, die im Büroalltag auf einen wartet. An vielen Stellen muss manuell eingegriffen werden und es erfordert zu viel Zeit, bis ein Prozess abgeschlossen ist. Besonders wenn es darum geht, Verträge oder andere Dokumente signieren zu lassen, kann es nicht selten passieren, dass erst nach 3-4 Wochen ein Vertrag fertig und von allen Parteien unterzeichnet wieder zurück auf dem Schreibtisch liegt.

Die wirklichen Kosten für manuelle Arbeitsprozesse sind schnell unterschätzt

Bisher sieht der Prozess zum Aufsetzen und Unterzeichnen eines Vertrages oder eines anderen Dokuments typischerweise so aus, dass dein Mitarbeiter seine Arbeitszeit damit verbringt, einen Vertrag in Word zu erstellen oder eine bestehende Vorlage für einen neuen Vertrag anzupassen. Der Vertragsentwurf wird per E-Mail an den Empfänger vorab zur Ansicht gesendet - ganz nebenbei: Der Datenschutz wird an dieser Stelle oftmals außer Acht gelassen.

Nach typischen Anpassungen und Ergänzungen wird der Vertrag zweifach ausgedruckt und dir zum signieren auf den Tisch gelegt. Falls es einen 2. Geschäftsführer in deinem Unternehmen gibt, wird der Vertrag zum signieren ggf. an ihn weitergereicht. Falls beide Chefs geschäftlich außer Haus sind, verzögert sich der Prozess schnell um eine ganze Woche. Wenn 50 % der Vertragsparteien ihre Unterschrift nun manuell eingefügt haben, kümmert sich ein Mitarbeiter daraufhin um das postalische Versenden des Vertrags, indem er ein Anschreiben vorbereitet, alle Dokumente in einen Briefumschlag packt, mit ausreichend Porto - eventuell bis ins Ausland - für ein Einschreiben frankiert und alles zur Post bringt. Dass dies wieder einen ganzen Tag schluckt, muss nicht noch einmal erwähnt werden. Nach einer kleinen, aber bereits viel zu langen Wartezeit, wird nachgefragt, ob alles beim Empfänger angekommen ist. Unter Umständen ist der Brief in der Post verloren gegangen (glaub' mir, tatsächlich passiert dies viel zu oft!), sodass alles noch einmal versendet werden muss. Der Empfänger meldet sich daraufhin zurück, dass beide Briefe angekommen sind. Jetzt musst du erst einmal auf die Post warten.  Der Vertragspartner schickt lieber vorab eine Kopie per Fax, da der E-Mail-Weg zu unsicher ist. Der Vertrag kommt viel zu spät per Kurier nach drei Wochen endlich an, obwohl er bereits vor einer Woche im Haus sein sollte. Was passiert nun? Letztendlich wird der Vertrag im Ordner abgeheftet und archiviert. Wieder ein paar Blatt Papier mehr im Schrank.

Der ganze Arbeitsprozess kostet dein Unternehmen bei einem internen Verrechnungssatz von 45 Euro insgesamt ca. 240 Euro.

Das manuelle Signieren und Versenden von Unterlagen ist problematisch

Wie sich wahrscheinlich jeder denken kann, ist dies kein idealer, kostensparender und effizienter Arbeitsprozess. Ganz im Gegenteil, er bremst aus und verhindert effizienteres Arbeiten. Der bisherige routinierte Prozess zum signieren und versenden von Verträgen und Dokumenten beinhaltet einen hohen manuellen Aufwand und extrem lange Wartezeiten, bis ein Dokument oder Vertrag unterschrieben ist. Ein hoher manueller Aufwand bedeutet zusätzlich eine große Fehleranfälligkeit während der einzelnen Arbeitsschritte. Verträge und Dokumente werden schnell von Person A zu Person B weitergereicht und an Person C gesendet, Kleinigkeiten werden vergessen, Informationen nicht weitergegeben und es resultieren Fehler, die Zeit und Geld kosten. Hinzu kommt, dass wenn Unterlagen per E-Mail versendet werden, hohe Datenschutz- und Informationssicherheitsrisiken entstehen. Abgesehen davon, entstehen durch die Arbeitszeit, die Ausdrucke und den Versand per Post oder Kurier hohe Prozesskosten für das Unternehmen. Ganz schön problembehaftet klingt das Signieren und Versenden von Verträgen und Dokumenten.

Die digitale Signatur: schnell, effizient und automatisiert

Aber was, wenn ich dir sage, dass das Signieren und Versenden von Verträgen und Dokumenten schnell, einfach und sicher erledigt werden kann? Wenn der dreiwöchige, manuelle und kostspielige Prozess in einen dreitägigen automatisierten, günstigeren Prozess gewandelt werden kann?

Der digitale Prozess bietet eine effiziente Alternative zur bisherigen Vorgehensweise. Hierbei wird der Vertrag oder das Dokument einfach in Google Docs erstellt oder eine Vorlage verwendet und bearbeitet. Anschließend kann ein Tool für die digitale Signierung des Dokuments angewendet werden. Verschiedene Tools wie beispielsweise Adobe Sign, Docusign oder Hellosign bieten sich dafür an. Wir nutzen hierfür SignRequest, was du direkt in Google Docs aufrufen kannst. So entsteht kein Medienbruch. Die Felder, die vom jeweiligen Vertragspartner bearbeitet werden müssen, werden direkt im Dokument markiert und die Unterschriften-Felder können ganz einfach an die passende Stelle im Dokument eingesetzt werden. In nur wenigen Klicks ist das zu signierende Dokument fertig. Es kann optional in SignRequest als Vorlage gespeichert werden, falls dies gewünscht ist. Du hast dann die Gelegenheit, den Nachrichtentext ganz individuell anzupassen und den Empfänger auszuwählen.

Bevor das Dokument an den Vertragspartner gesendet wird, kannst du es gleich digital signieren. Dazu kann eine bereits bestehende Signatur hochgeladen und eingefügt werden oder du nutzt dein Touchscreen/Trackpad, um deine Signatur zu zeichnen. Nun legst du noch fest, wer in welcher Reihenfolge unterzeichnen muss und wer zum Beispiel nur eine unterzeichnete Kopie des Vertrages bekommt, wie z. B. der Einkauf oder die Personalabteilung.

Der Vertragspartner erhält eine Nachricht direkt von SignRequest, ergänzt den Vertrag mit seinen Angaben und unterzeichnet ihn. Nach der Unterzeichnung von allen Vertragspartnern erhält jeder seine Kopie mit einem genauen Log-File - der ganze digitale Prozess erspart nicht nur Zeit, Aufwand und Geld, der signierte Vertrag ist auch rechtsgültig. Der digitale Prozess zum Signieren und Versenden von Verträgen und Dokumenten hört sich nicht nur einfach an, er funktioniert auch genauso.

Höchste Sicherheit für digitale Verträge

Die Digitalisierung am Arbeitsplatz ist längst unverzichtbarer Bestandteil eines effizienten Unternehmens. Mit der Digitalisierung des Arbeitsprozesses für das Signieren und Versenden von Verträgen und Dokumenten gelingt eine schnellere Vertragsunterzeichnung. Der Prozess ist transparent und der manuelle Aufwand ist sehr gering. Wiederkehrende Tätigkeiten können automatisiert werden und Fehlerquellen werden eliminiert. Die gesamten Prozesskosten sind dadurch auf ein Minimum reduziert, deine Mitarbeiter arbeiten hier hocheffizient. Und selbstverständlich ist der digitalisierte Prozess nun auch DSGVO-konform. 

Noch Fragen?

Brauchst du Unterstützung bei der Digitalisierung deiner Geschäftsprozesse? Hast du Fragen zu SignRequest oder digitalen Tools, die deinen Arbeitsalltag erleichtern? Dann frag mich, ich helfe dir gerne weiter!