Was ist eine SOP?

Eine SOP ist ein schriftlich festgelegtes Verfahren, das in einer Organisation zur Durchführung bestimmter Aufgaben verwendet wird. Es beschreibt, wie man eine Aufgabe ausführt, und ist unerlässlich, um ein einheitliches und effektives Vorgehen sicherzustellen. Eine SOP kann auf verschiedene Weise verwendet werden, z.B. als Anweisungen für Mitarbeiter, als Qualitätsstandard für bestimmte Produkte oder Dienstleistungen oder als Verfahren zur Überprüfung bestimmter Prozesse.

Was bedeutet die Abkürzung SOP?

SOP steht für Standard Operating Procedure, zu Deutsch Standardarbeitsanweisung, und bezieht sich auf ein Verfahren, das ein Unternehmen oder eine Organisation verwendet, um bestimmte Aufgaben auszuführen. Die SOP ist somit eine Beschreibung, wie zur Erledigung einer Aufgabe vorgegangen werden soll. Dazu werden die einzelnen Arbeitsschritte so erklärt, dass der Mitarbeiter die Aufgabe möglichst eigenständig erledigen kann.

Wieso gibt es SOPs?

SOPs (Standard Operating Procedures) sind Richtlinien, die helfen, ein bestimmtes Verfahren oder eine Reihe von Schritten zu erklären, die bei einer bestimmten Aufgabe oder einem Prozess befolgt werden müssen. Organisationen setzen sie ein, um klare Abläufe, Verfahren und Prozesse zu gewährleisten, die allen Beteiligten helfen, ihre Ziele zu erreichen. SOPs sichern ein einheitliches Verständnis dafür, wie eine bestimmte Aufgabe oder ein Prozess ausgeführt werden soll, und zielen darauf ab, die Effizienz und Produktivität zu steigern, indem unnötige Rückfragen und Fehler vermieden werden. Sie werden häufig verwendet, um Abläufe zu standardisieren und sicherzustellen, dass alle Beteiligten die gleiche Vorgehensweise befolgen und die gleichen Ergebnisse erzielen.

Woher kommt der Begriff SOP?

Der Begriff SOP oder Standard Operating Procedure, bezieht sich auf ein Set von Anweisungen, die eine Organisation verwendet, um eine Reihe von Aufgaben effizient und korrekt zu erledigen. Es definiert die Art und Weise, wie die Aufgaben ausgeführt werden sollen und beinhaltet häufig spezifische Details zu den zu erledigenden Aufgaben. Diese Anweisungen können in Form von Text, Bildern, Videos, Diagrammen oder sogar Audioaufzeichnungen vorliegen. SOPs sind wichtig, da sie ein Unternehmen ermöglichen, seine Arbeit effektiv zu erledigen und zu standardisieren.

Als Standard Operating Procedure wurde ursprünglich ein standardisiertes Vorgehen von Abläufen in kritischen Bereichen wie der pharmazeutischen Industrie, Laboren, der Luftfahrtindustrie oder dem Militär verwendet. Dabei werden alle äußeren und inneren Umstände berücksichtigt.

In der Praxis ist eine SOP einer Arbeitsanweisung ähnlich. Sie wird bei der behördlichen Zulassung von Produkten oder Dienstleistungen herangezogen, die Auswirkungen auf die Umwelt, Gesundheit und Sicherheit haben. Bei Nichteinhaltung der definierten Abläufe können erhebliche Sanktionen durch die zulassenden Behörden folgen. Daher ist eine SOP noch stärker als eine Arbeitsanweisung zu betrachten.

Franchise-Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie das gleiche Produkt oder Ergebnis anbieten, unabhängig davon, welcher Franchise-Nehmer der Endkunde aufsucht. Demzufolge verlassen sich viele Franchise-Organisationen auf SOPs, um sicherzustellen, dass die gleiche Qualität und Zufriedenheit für alle Kunden gewährleistet wird. Diese SOPs sind ein wichtiger Bestandteil jeder Franchise, und es ist wichtig, dass sie sorgfältig erstellt und auf dem neuesten Stand gehalten werden, um eine konsistente Erfahrung für alle Kunden zu gewährleisten.

Wie unterscheidet sich eine Arbeitsanweisung von einer Verfahrensanweisung?

Verfahrensanweisungen sind Richtlinien, die externe und interne Normen im Unternehmen umsetzen (z.B. Qualitäts-, Sicherheits- oder Umweltnormen). Diese werden durch konkrete Arbeitsanweisungen für einzelne Aufgaben konkretisiert. Sie stellen den Rahmen dar, in dem die tägliche Arbeit ausgeführt wird und schaffen durch klare Regeln und Anweisungen eine einheitliche und sichere Arbeitsumgebung. Verfahrensanweisungen sorgen dafür, dass alle Mitarbeiter wissen, was zu tun ist, wann es zu tun ist und wie es zu tun ist. Sie bieten ein hohes Maß an Kontrolle und schaffen Vertrauen, dass alle Richtlinien und Vorschriften eingehalten werden. Gleichzeitig werden die Verfahrensanweisungen regelmäßig überprüft, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen Anforderungen entsprechen und den richtigen Arbeitsschutz bieten.

Auch Qualitätsmanagementsysteme wie ISO 9001 verlangen Verfahrensanweisungen und Prozessbeschreibungen. Bei jeder dieser Verfahrensanweisung sollte das Unternehmen sorgfältig prüfen, ob es für die Qualitätssicherung relevant ist. Dies ist besonders wichtig, da die Einhaltung der Verfahrensanweisung und Prozessbeschreibungen ein entscheidender Faktor für die Qualitätssicherung und die effiziente Abwicklung innerhalb des Unternehmens ist.

Eine Arbeitsanweisung konkretisiert die Verfahrensanweisung. Sie beschreibt, wie eine einzelne Aufgabe durchgeführt werden soll, während eine Verfahrensanweisung eine Reihe von Schritten beschreibt, die für die Durchführung eines Verfahrens erforderlich sind. Arbeitsanweisungen regeln detailliert die einheitliche Durchführung von Arbeitsaufgaben und -schritten.

Der Unterschied zwischen Arbeitsanweisung und Verfahrensanweisung ist, dass eine Arbeitsanweisung eine Anleitung für eine bestimmte Aufgabe ist. Ziel ist, die Arbeit effektiv und effizient auszuführen, Fehler zu vermeiden und die Qualität und Arbeitssicherheit zu gewährleisten.

Eine Verfahrensanweisung ist eine Anleitung, die ein konstantes Qualitätsniveau der Dienstleistungen und/oder der herzustellenden Produkte gewährleisten soll.

Wie kannst du SOPs in deinem Unternehmen einführen? Wie sieht der SOP Prozess aus?

Der Aufbau einer SOP-Sammlung ist ein entscheidender Schritt, um dein Unternehmen leistungsfähiger und effizienter zu machen. Dazu ist es aber wichtig, dass alle Mitarbeiter den Gedanken einer SOP verstehen und begreifen, dass SOPs ein elementarer Bestandteil der Organisation sind.

Unerlässlich ist auch, dass ein zuverlässiger, leicht zu verstehender Prozess für die Erstellung, die Pflege und die laufende Optimierung der SOPs unternehmensweit eingeführt und gelebt wird. Du kennst vielleicht den PDCA-Zyklus (auch Deming-Zyklus oder Deming-Kreis genannt)? Er ist ein universelles Modell zur Optimierung von Produkten und Dienstleistungen in Unternehmen. Es sieht den Prozess der Optimierung in vier sich wiederholenden Phasen vor. Die vier Phasen sind Plan-Do-Check-Act (also zu Deutsch Planen – Umsetzen – Überprüfen – Handeln). Auf unseren SOP-Prozess angewandt bedeutet dies, dass wir in regelmäßigen Abständen die Arbeitsschritte jeder einzelnen SOP überprüfen, Optimierungen daraus ableiten und diese anschließend implementieren.

Um die Implementierung von SOPs im Unternehmen zu erleichtern, solltest du auch Schulungen, regelmäßige Überprüfungen und die Überwachung der SOP durch den jeweils verantwortlichen Mitarbeiter einführen.

Einführung von SOPs und des SOP-Prozesses in 5 Schritten

1. Definiere deine Ziele: Bestimme, welche Prozesse und Richtlinien du standardisieren möchtest und welche Ergebnisse du damit erzielen willst
2. Erstellen ein SOP-Team: Ein SOP-Team ist eine Gruppe von Personen, die die SOPs erstellen, Verantwortung für die jeweiligen SOPs übernehmen und überwachen
3. Erstelle dein erstes ein SOP-Dokument: Erstelle ein Dokument, das die einzelnen Arbeitsschritte enthält, die du standardisieren möchtest. Wie eine SOP strukturiert ist, kannst du dir in meiner SOP-Vorlage anschauen.
4. Implementiere die SOPs im Unternehmen: Stellen sicher, dass alle Mitarbeiter die Zusammenhänge verstehen und die SOPs verbindlich befolgen.
5. Überwache und optimierte laufend alle SOPs: Überwache mit deinem SOP-Team die SOPs regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie regelmäßig optimiert und aktualisiert werden

Welche Vorteile bieten Standardarbeitsanweisungen (SOPs)?

SOPs bieten zahlreiche Vorteile an, darunter einheitliche Verfahren und Prozesse, verbesserte Effizienz und Qualität, eine verbesserte Dokumentation und Kontrolle der Geschäftstätigkeit, ein verbessertes Verständnis der Aufgaben und Anforderungen der Mitarbeiter und die Möglichkeit, Risiken und Kosten zu verringern. Weiterhin können SOPs auch dazu beitragen, die Produktivität und Leistung zu verbessern, indem sie sicherstellen, dass alle Aufgaben und Prozesse korrekt ausgeführt werden. Ein wesentlicher Aspekt von SOPs ist, dass sie ein hohes Maß an Konsistenz und Genauigkeit gewährleisten und somit die Qualität der Ergebnisse verbessern.

Was muss eine Standard Operating Procedure enthalten? Inhalt und Struktur einer SOP

Es ist nicht genormt oder einheitlich geregelt, wie der Aufbau einer SOP strukturiert und was alles enthalten sein muss. Wenn du dein Unternehmen nicht gerade für eine ISO 9001 Zertifizierung vorbereitest, dann kannst du auch erst einmal klein starten und im Sinne des PDCA-Zyklus die aufgebaute Dokumentation schrittweise optimieren. Aus meiner Praxis hat sich folgender Aufbau für Standardarbeitsanweisungen bewährt: 

Titel der SOP

Für welchen Bereich (Abteilung) ist die SOP gedacht?

• z. B. Vertrieb, Marketing, Finanzabteilung, IT, Leistungserbringung …

Wer ist für die SOP verantwortlich?

• Jede einzelne SOP sollte auch immer einen benannten Verantwortlichen haben

Nächste geplante Überprüfung & Überarbeitung?

• Je nach SOP ist eine regelmäßige Überprüfung in verschiedenen zeitlichen Abständen sinnvoll/notwendig, z. B. monatlich/alle 6 Monate/jährlich

Zustand der SOP?

• Zur besseren Übersicht kannst du der SOP einen Status geben, z. B. „leer“, „Basic“, „Gut“, „Exzellent“, „zu überarbeiten“

Zweck der SOP

• Wie gehen wir bei dieser Aufgabe vor?
• Warum machen wir diese Aufgabe?

Input & Voraussetzungen für die SOP

• Was brauchst du, um loszulegen?
• Welche zusätzlichen Informationen, Kenntnisse, Schulungen, Software, Geräte sind erforderlich?

Schritt-für-Schritt-Anleitung der SOP

• Step 1
• Step 2
• Step 3
• …

Ergebnis der SOP

• Ergebnis a.
• Ergebnis b.
• Ergebnis c.

Kontext und Referenzen/Verweise zu anderen SOPs

• Relevante Dokumente, die einen Zusammenhang herstellen
• Verweise auf verwandte SOPs

Terminologien & Fachbegriffe in der SOP erklärt

• Begriff: die Definition des Begriffs

Tools, die in der SOP eingesetzt werden

1. Anwendungen, die in diesem Prozess genutzt werden

FAQs zur SOP

• Häufige Fragen bei der Bearbeitung dieses Prozesses

Wie erstellt man eine Standardarbeitsanweisung (SOP)?

Um die SOPs standardisiert in einem Prozess zu erstellen, nutzt du am besten eine einheitliche Vorlage in deinem Unternehmen. Es muss nicht zwingend der SOP-, also der Prozess-Verantwortliche die SOP selber schreiben. Stattdessen gibt es verschiedene Herangehensweisen:

Prozess mit Screen-Recorder-Tools beschreiben

Du „spielst“ den Prozess von Anfang bis Ende durch und nimmst gleichzeitig deinen Bildschirm mit Screen-Recorder Tools wie Loom, Clip von ClickUp oder Vimeo auf. Gleichzeitig kommentierst du die einzelnen Schritte der Abfolge. Das fertige Video ist dann die Grundlage für die Prozess-Dokumentation. Die eigentliche Dokumentation und Verschriftlichung kannst du nach einem ersten Briefing an eine virtuelle Assistenz (VA) oder an einen Kollegen auslagern. Wenn du lieber mit Screenshots arbeitest, kannst du auch mit Tango arbeiten. Tango hilft dir, schrittweise Screenshots zu erstellen, die Klicks mit Umrandungen und Zoom hervorzuheben und die einzelnen Prozessschritte zu erklären.

Tatsächlich ist es auch hilfreich, einen Kollegen, der den Prozess noch nicht kennt oder einen neuen Mitarbeiter im Team den Prozess dokumentieren zu lassen. So werden Lücken, Unklarheiten und logische Brüche sofort erkennbar und können nach und nach beseitigt werden.

Template & Best Practice Vorlage für eine SOP

Du weißt jetzt, was alles in eine SOP reingehört. Um anzufangen, kannst du dir hier eine SOP-Vorlage für den standardisierten Aufbau einer SOP herunterladen. Das Template ist als Google Doc zum Kopieren verfügbar, du kannst dir aber jederzeit eine Kopie der Vorlage als Word Dokument, PDF oder HTML abspeichern.

→ SOP-Vorlage im Doc-Format zum Download

Fazit – das bringen SOPs für dein Unternehmen

In diesem Beitrag haben wir uns angesehen, was eine SOP ist und wie sie in einer Organisation implementiert werden kann. SOPs sind ein wertvolles Instrument, um ein einheitliches und effektives Vorgehen sicherzustellen. Sie bieten viele Vorteile, darunter:

• Einheitliche Verfahren und Prozesse
• Verbesserte Effizienz und Qualität
• Bessere Dokumentation und Kontrolle der Geschäftstätigkeit
• Besseres Verständnis der Aufgaben und Anforderungen der Mitarbeiter

Es ist wichtig, dass Mitarbeiter SOPs als zentrales Instrument in ihrer täglichen Arbeit akzeptieren und integrieren. Nur so können sich die positiven Auswirkungen einer Standard Operating Procedure einstellen und die Dokumentation und Führung der Arbeitsprozesse nicht als einengend oder zu stark reglementierend wahrgenommen werden. Wenn deine Mitarbeiter (und auch du) verstehen, welche Vorteile SOPs für das Unternehmen bringen, werden sie sie lieben und schätzen.

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