KI nutzen, ohne dir Datenschutz- und Haftungsprobleme einzuhandeln. Diese Vorlage gibt deinem Team klare Regeln für ChatGPT und Co. Du passt sie in unter einer Stunde an.
Für Geschäftsführer, IT-Verantwortliche und Datenschutzbeauftragte in kleinen und mittleren Unternehmen, deren Teams KI-Tools nutzen oder bald nutzen werden. Besonders sinnvoll, wenn ChatGPT, Copilot und Co. bereits genutzt werden, klare Regeln dafür aber fehlen.
Diese Vorlage ist eine vollständige KI-Nutzungsrichtlinie für dein Unternehmen. Sie regelt, wie dein Team KI-Tools im Arbeitsalltag einsetzen darf, welche Daten tabu sind und wer im Zweifel entscheidet. Du ersetzt die Platzhalter durch deine eigenen Angaben, streichst, was nicht passt, und lässt das Ergebnis freigeben. Mehr braucht es für den ersten Schritt nicht.
In den meisten Unternehmen wird KI längst genutzt, nur ohne Regeln. Mitarbeitende kippen Kundendaten in ChatGPT, lassen sich Verträge zusammenfassen und übernehmen Ergebnisse ungeprüft. Das ist nicht böswillig. Es liegt nahe, solange niemand sagt, was erlaubt ist. Die Risiken sind real: Datenschutzverstöße, abgeflossene Geschäftsgeheimnisse und falsche Ergebnisse, die als geprüft durchgehen. Seit Februar 2025 kommt eine rechtliche Pflicht dazu. Artikel 4 der EU-KI-Verordnung verlangt von jedem Unternehmen, das KI einsetzt, für ausreichende KI-Kompetenz im Team zu sorgen. Eine klare Richtlinie ist der einfachste Weg, das im Alltag zu verankern.
Die Richtlinie deckt alles ab, was eine Nutzungsregel braucht: Zweck und Geltungsbereich, die wichtigsten Begriffe in je einem Satz, fünf Grundregeln, eine Liste freigegebener und verbotener Tools und einen ausführlichen Abschnitt zum Umgang mit Daten. Dazu kommen Regeln zur Verantwortung für KI-Ergebnisse, zur Kennzeichnung, zur Sicherheit und zur KI-Kompetenz, eine Rollenübersicht und der Freigabeteil.
Der Datenschutzteil bleibt nicht an der Oberfläche. Er erklärt, warum oberflächlich anonymisierte Eingaben meist nicht reichen, wann ein Auftragsverarbeitungsvertrag nötig ist und warum ein Mensch Entscheidungen über Personen tatsächlich treffen muss, nicht nur abnicken. Außerdem teasert die Vorlage den nächsten Schritt an: die Governance-Ebene mit KI-Inventar und Risikoeinstufung, die sich nicht als Muster von der Stange abbilden lässt.
Die Vorlage steht als Google Doc zur Verfügung. Du kannst sie direkt öffnen, kopieren und als Word-Dokument oder PDF speichern. Kostenlos, ohne Folgekosten.
Diese Richtlinie regelt, wie dein Team KI im Alltag nutzt. Sobald KI an mehreren Stellen im Unternehmen ankommt, kommt mehr dazu: ein Überblick über alle eingesetzten Systeme, ihre Einstufung nach Risiko und der Nachweis der KI-Kompetenz. Wenn du diesen Schritt strukturiert angehen willst, schauen wir uns deine Situation gemeinsam an.
